Da quando è scoppiata la crisi del coronavirus nel Nord Italia alla fine di febbraio, abbiamo dovuto ri-pianificare molte attività previste dai nostri progetti, cancellare eventi, riprogrammarne e ripensarne altri.

L’illusione di governare tutto

Un evento come questo non trova posto nella progettazione. Non solo è al di fuori del nostro controllo, ma la sua probabilità teorica è così bassa che non merita di essere menzionato nel nostro piano di gestione dei rischi. Questo ci ricorda che le tecniche di project planning e project management ci “illudono” di avere il controllo di tutto, ignorando l’imponderabile e imprevedibile, che pure hanno un suo posto nella vita.

L’importante è non farsi prendere dal senso di impotenza e rimanere bloccati come un riccio sorpreso in mezzo alla strada, né reagire in maniera negativa all’emergenza.

È fondamentale trovare risposte positive, magari non perfette ma originali e innovative, anche solo per continuare a lavorare in un clima di serenità.

Pianificare l’incerto

Uno degli aspetti più negativi della situazione è quel senso di incertezza che deriva dal fatto che le disposizioni sanitarie sono prese all’improvviso e per un periodo ristretto, lasciando incerto su cosa avverrà dopo: prima la chiusura di scuole e università per una settimana, poi per un’altra settimana, poi ancora fino a metà marzo con sospensione degli eventi pubblici fino a inizio aprile.

È difficile lavorare nell’incertezza, specie se noi dobbiamo pianificare le attività con una prospettiva più ampia.

In questi casi è bene anticipare gli eventi, lavorando nell’ipotesi peggiore e cercando alternative che possano funzionare qualunque cosa accada. Ad esempio vale la pensa riprogrammare nelle settimane o mesi futuri gli eventi (project meeting, conferenze e seminari).

Essere creativi

Bisogna eliminare la sensazione di essere non solo condizionati, ma guidati dagli eventi esterni. Bisogna offrire una risposta positiva e creativa. Quindi non limitarsi a cancellare un evento, ma capire cosa offrire in alternativa, per esempio pubblicando gli interventi dei relatori. Non è la stessa cosa di trovarsi a discuterli vis-à-vis, ma offre il vantaggio di una più ampia diffusione.

In altri casi si può ripensare gli eventi, usando le tecnologie a disposizione (per esempio videoconferenze). Anche in questo caso, cerchiamo di vederne gli effetti positivi: meno tempo sprecato nelle trasferte, riduzione dell’impatto ambientale, concentrazione sulle cosa che contano.

Fare tesoro dell’esperienza

Dobbiamo sforzarci  di scoprire e riconoscere anche i lati positivi delle scelte che facciamo o siamo costretti a fare e imparare dall’esperienza per farne tesoro. 

Qualcuno avrà imparato a usare meglio le tecnologie per ridurre gli incontri di progetto. Qualcuno avrà scoperto modi diversi di fare disseminazione. Altri avranno trovato finalmente il tempo di fare quelle cose che rimanevano sempre in fondo alle nostre liste di cose da fare. Qualcuno avrà potuto dedicarsi alla vera ricerca, e non solo a gestirla.

Per questo voglio concludere in maniera leggera e ironica con una canzoncina dei Monty Python, sperando che sia di buon augurio per tutti noi.